Posiblemente la parte más difícil al implementar un programa de entrenamiento es el asegurar que los conocimientos adquiridos ya sea en aula o mediante el uso de ejercicios prácticos sean transformados en las habilidades, actitudes y criterios esperados cuando el personal se enfrenta a la vida real. Esto resulta especialmente cierto cuando el personal capacitado tiene que actuar en situaciones de emergencia o bajo mucha presión.

Independientemente de que hay temas que deben ser tratados en aula, y que muchos de ellos pueden ser complementados mediante el uso de dinámicas prácticas, existe una muy valiosa herramienta que si es aplicada de forma adecuada puede transformar por completo el modelo de enseñanza y mejorar de forma significativa los resultados del proceso. Esta herramienta es el entrenamiento mediante el uso de escenarios.

Un escenario es un proceso que simula situaciones de la vida real en el que se pueden incluir diversas secuencias de eventos y detalles realistas que permitirán a quienes participan en el ejercicio “vivir” una experiencia lo más cercana posible a la realidad.

Un escenario provee a quienes participan en él una serie de problemas específicos que deberán ser resueltos conforme a los procedimientos previamente practicados, y aunque es una herramienta que regularmente se utiliza para entrenar situaciones de emergencia, prácticamente puede ser utilizada para generar conocimiento práctico en cualquier materia.

Mientras que la industria de la aeronáutica realiza prácticas en simuladores electrónicos altamente sofisticados que son idénticos por dentro a las cabinas de avión, el ejército realiza juegos de guerra masivos en los que enfrenta a su personal a diferentes tipos de eventos en los que llegan incluso a participar varias naciones, y la policía especializada realiza sus prácticas de tiro en casas vacías diseñadas especialmente para este fin, en la industria de la seguridad privada pocas empresas hacen uso de este valioso recurso educativo.

Un escenario es una simulación que nace de una situación específica que es realista para una determinada instalación u operación (Por ejemplo: Un incendio en un edificio de oficinas), que hace uso de los recursos reales de la organización (Por ejemplo: Solo se cuenta con 4 personas durante el turno nocturno) y que plantea un problema específico que debe ser resuelto por el equipo de personas que participan en el ejercicio (Por ejemplo: Un incendio en un edificio de oficinas durante el turno nocturno en el que existe una falla en los sistemas de hidrantes).

Adicionalmente todo escenario debe plantear una secuencia específica de hechos (Por ejemplo: El incendio inicia en la oficina de Recursos Humanos y se va extendiendo hacia otros pisos), un tiempo determinado para su inicio y final (Por ejemplo: El incendio inicia a las 02:15 AM y si no se tiene control del mismo en 8 minutos se pierde la instalación, la ayuda externa tardará 25 minutos en llegar, etc.) y sobre todo un objetivo muy específico de aprendizaje (Por ejemplo: Asegurar que el personal de seguridad del turno nocturno pueda atender un incendio en el edificio corporativo de oficinas)

Aunque suene tentador el salir corriendo a diseñar ejercicios con escenarios para el personal de seguridad, antes de invertir en este tema debemos asegurar que existen dos condiciones básicas: Debemos estar seguros que se ha realizado un análisis de riesgos profesional que asegure que el escenario es realista para esa instalación o para ese proceso, y el personal involucrado debe contar con entrenamiento previo sobre el tipo de situación que van a enfrentar.

De manera general el diseño de un escenario para entrenamiento consta de siete etapas:

1. La determinación de los objetivos de aprendizaje. Estos objetivos deben solucionar una necesidad específica detectada durante la etapa previa de análisis de riesgos.

2. La determinación del tipo de escenario. Factores a considerar incluyen: Locación, número de participantes, ambiente a simular, eventos simulados, recursos involucrados, límites y alcances, etc.

3. El desarrollo de la estructura del escenario. Incluyendo propiamente las situaciones y circunstancias que lo causan, la secuencia de eventos, la distribución de los tiempos, el diseño de eventos subsecuentes, etc.

4. La valoración del nivel de credibilidad del escenario. Asegurando que el tipo de evento simulado es creíble y que las condiciones son viables. Esto se logra inspeccionando físicamente una y otra vez las áreas involucradas y discutiendo abiertamente el tema con los participantes.

5. El desarrollo de las medidas de control. Detectando posibles fallas en las que se pueda llegar a perder el control del proceso (Ejemplo: Un simulacro de incendio que se sale de control o un simulacro de secuestro que termina con un accidente automovilístico no planeado)

6. El asegurar la comprensión cabal de la dinámica. Entrenando previamente en aula y permitiendo que todo el personal involucrado, incluyendo apoyos externos como pudieran ser otras empresas o las autoridades locales opinen y participen desde el primer paso del proceso

7. La documentación completa del proceso. Haciendo uso de fotografías y video que servirán para analizar la actuación de los participantes, mejorar el desarrollo de futuros escenarios y capacitar a futuros participantes.

Es recomendable que los primeros escenarios a desarrollar sean muy puntuales y enfrenten al personal a solo una variable, con el paso del tiempo estas variables se irán multiplicando y se podrán incluir eventos “sorpresa” que obliguen a los participantes a tomar decisiones de mayor nivel.

Pero, ¿Es realista el aplicar un entrenamiento por escenarios para mi organización?

Como se mencionó en su momento, los escenarios pueden ser tan amplios como el simular una falla en la Estación Espacial o el enfrentar a un nuevo empleado a un proceso de pago en una tienda de conveniencia. Para el personal de seguridad los escenarios pueden plantear eventos tales como: Incendios en una instalación, fugas de químicos, manifestaciones en zonas conflictivas de la ciudad, robo con violencia de un vehículo blindado, el secuestro de un ejecutivo, revisiones de peatones en un evento masivo, ataques terroristas en un aeropuerto, etc. El límite es prácticamente la imaginación y claro, el presupuesto.