Para todas las empresas que están ubicadas en zonas costeras resulta común el hablar sobre las medidas de seguridad que serán implementadas al inicio de cada temporada de huracanes, pero ¿Está realmente preparada su organización para sobrevivir al embate de un evento de gran magnitud?

En sí, el sobrevivir al paso de un huracán aún y cuando este sea de gran magnitud es algo que tienen controlado la mayoría de las organizaciones, pero el eslabón débil de la cadena consiste en que el plan incluye únicamente los preparativos para afrontar la inclemencia meteorológica y no todos los eventos sociales, laborales y económicos que vienen después de que termina la emergencia.

Aún y cuando la edificación en la que se encuentra la empresa no sufra daño alguno tras el paso de un huracán, las organizaciones enfrentarán serios problemas que incluyen: Desabasto de suministros y materias primas, falta de combustible y abastecimiento de energía eléctrica, rutas de acceso destruidas y/o severamente dañadas, cancelación de contratos por parte de clientes, incremento en la delincuencia local, saqueos, entre muchos otros.

Para que un plan de preparación contra huracanes esté completo este debe responder por lo menos a las siguientes preguntas:

¿Contra qué exactamente es que debe ser protegida la instalación? Aunque resulta obvio que un fenómeno de esta naturaleza implica grandes cantidades de agua y fuertes vientos, las condiciones geográficas de la instalación pueden hacer que otros factores adversos estén involucrados. Por ejemplo: Zonas bajas cerca de laderas son propensas a inundarse, locaciones junto al mar tendrán además que enfrentar grandes olas y la subida de la marea, edificios en laderas son más propensos a verse afectados por deslaves y/o grandes corrientes de agua que bajan de los cerros, etc.

En algunos casos ya sea por el tipo de estructura o por la locación geográfica del edificio, el problema en si no será el que la instalación sobreviva al fenómeno meteorológico, sino que sobreviva a los saqueos y vandalismo que suelen ocurrir cuando el evento ha terminado. En este caso la protección física deberá ir encaminada a disuadir y retardar este tipo de eventos.

¿Qué partes de la locación deben ser reforzadas? El plan deberá incluir la protección de todos los accesos básicos: Puertas, ventanas, ductos de ventilación, tragaluces, etc., pero adicionalmente deberá valorar el refuerzo de zonas que bajo ciertas circunstancias pudieran llegar a dañarse. Por ejemplo: Por más aislado que este se encuentre, una buena práctica es el proteger con bolsas de plástico todo el equipo dentro del SITE previniendo cualquier escurrimiento, es necesario valorar si las bajadas de agua que cruzan por el edificio pueden dañarse al soportar presiones para las que no fueron diseñadas, todos los equipos electrónicos deben ser desconectados y embolsados previniendo cualquier tipo de gotera, etc.

¿Qué opciones tenemos para salvaguardar los contenidos? Muy probablemente no todos los contenidos de la instalación puedan ser protegidos ya sea por una cuestión presupuestal o de tiempo. Si este es el caso, la administración de la empresa deberá decidir qué equipos, materiales, productos y/o documentos son los que si podrán ser protegidos y/o retirados de la instalación hacia una locación más segura. Por ejemplo: Resulta una buena práctica el retirar de la instalación en riesgo las facturas y pólizas necesarias para cobrar el seguro, otro ejemplo son los procesos productivos de algunas empresas en los que se depende en su totalidad de un equipo central que no puede ser fácilmente sustituido, en este caso el plan de contingencias deberá dar prioridad a proteger esta maquinaria.

¿Con qué recursos contamos? Aunque existe actualmente mucha tecnología que puede ser utilizada para proteger prácticamente cualquier tipo de instalación contra todo tipo de eventos meteorológicos, el costo de estos equipos no es accesible para todas las empresas. La planeación de recursos debe incluir no solo los elementos básicos para proteger la locación, sino que además deberá incluir compras escalonadas de nuevos equipos, herramientas y/o materiales que refuercen año con año el plan de emergencias. Por ejemplo: Mientras que en un año se deberá invertir en medidas de protección para puertas y ventanas, en otro periodo la inversión deberá ser para bombas sumergibles para sacar el agua de zonas bajas del edificio, otro año la inversión girará en torno a la compra de plantas de emergencia y así sucesivamente.

Es importante que los suministros de emergencia para huracán se resguarden en un lugar seguro para evitar que estos se dañen de un año a otro y que las herramientas y equipos (bombas de agua, plantas de emergencia, palas, etc.) sean de uso exclusivo para estos eventos y no para el uso diario, la experiencia nos dice que si esto no es así, en el momento de la contingencia no se contará con el tiempo ni con los recursos necesarios comprar los materiales y equipos necesarios.

¿En qué momento se dará la voz de alerta? Parar operaciones siempre es una decisión difícil ya que involucra perdida de dinero, y se vuelve aún más difícil de tomar cuando el hacerlo con demasiado tiempo involucra pérdidas adicionales y el no hacerlo en el momento justo involucra no poder terminar de preparar la instalación. Probablemente la mejor forma para determinar el tiempo necesario para cumplir con todas las actividades es el poner en práctica el plan mediante el uso de simulacros. Llevar a cabo estos ejercicios tiene dos ventajas adicionales: Podremos identificar si lo planeado es suficiente y útil en la práctica, y con cada nuevo ejercicio los tiempos de respuesta se irán reduciendo de forma considerable.

¿Quién estará a cargo de la emergencia? Uno de los errores más comunes en cualquier tipo de emergencia es la ausencia de una cadena de mando clara y este tipo de eventos no son la excepción. Aunque siempre es recomendable el que exista un comité mixto que guíe y designe recursos para la planeación de contingencias, el encargado de planear, asignar recursos, comprar suministros, dar la voz de alerta, atender la emergencia y llevar a cabo las medidas de recuperación debe ser un solo administrador. Este debe tener preferiblemente experiencia en el manejo de emergencias y su cargo dentro de la organización debe ser tal que le permita tomar decisiones con conocimiento de causa.

¿Cuál es el plan de recuperación y vuelta a la normalidad? La mayoría de los planes de emergencia se limitan a actuar durante el paso del huracán y atender los primeros 10 o 15 días subsecuentes, pero pocos incluyen acciones específicas para sobrevivir los siguientes 12 meses y es precisamente aquí donde terminará rompiéndose la cadena. Esta planeación no es fácil de realizar y requiere del involucramiento de toda la organización. Factores a considerar en esta etapa incluyen: Contratación de proveedores alternos mientras que los actuales se recuperan de la emergencia, uso de locaciones alternas mientras las dañadas pueden ser reparadas, renovación de equipos, materiales y suministros dañados, la recopilación de los elementos necesarios para ejercer la cobertura del seguro, paros laborales programados mientras los clientes se recuperan de la emergencia, procesos de reparación y limpieza profunda en las instalaciones, perdida de cartera de clientes, perdida de información valiosa, entre muchos otros.

La planeación de emergencias es un proceso que, aunque es complicado, es vital para la supervivencia de toda organización, y esta se vuelve más relevante cuando el tipo de emergencia involucra no solo a la empresa sino a toda la comunidad aledaña.

Una planeación exitosa requiere de liderazgo y experiencia por lo que la contratación de un servicio externo de apoyo es una buena recomendación.