Muy probablemente una de las tareas más difíciles para el Administrador de una empresa es la toma de decisiones sobre la compra de equipos y de servicios de seguridad. Y es que el tema simplemente no es sencillo ya que además de que esta decisión involucra siempre un alto porcentaje del presupuesto anual, la mayor parte de los administradores no cuentan con los elementos básicos técnicos para tomar una decisión informada, situación que los pone en una considerable desventaja ante vendedores y proveedores deshonestos.

Esto es especialmente cierto cuando en la empresa no se cuenta con ningún encargado de la función de seguridad que funja como experto interno o cuando este carece de los conocimientos técnicos y/o de la experiencia necesaria para elaborar la licitación y valorar a los proveedores que participan en los procesos.

En pasos simplificados, el proceso para adquirir cualquier tipo de equipo o servicio de seguridad debe incluir por lo menos 4 etapas:

1. El Análisis de Riesgos y Vulnerabilidades. Como ya se ha comentado en anteriores artículos, el Análisis de Riesgos y Vulnerabilidades consiste en una evaluación objetiva de las necesidades que enfrenta la locación evaluada en materia de seguridad. Los tipos de control a implementar tras un análisis incluyen los de tipo administrativo, físico, humano – operativo, tecnológicos y de tipo legal.

La importancia de este análisis reside en que el resultado del mismo nos indica el tipo de control a establecer y en consecuencia el tipo de inversión necesaria. Es decir, no necesariamente la solución a una serie de robos sea el cambio de un proveedor de seguridad o la instalación de un sistema de alarma. Un Análisis de Riesgos y Vulnerabilidades permite hacer inversiones inteligentes.

2. Determinar límites y alcances del proyecto. Aunque el Análisis de Riesgos y Vulnerabilidades indique la necesidad de comprar un equipo de CCTV, aún quedan muchos detalles por determinar.

Por ejemplo: El definir quién dará uso al equipo, quien le dará mantenimiento, las características técnicas de los equipos, la calidad de los mismos, los tiempos y calidad de grabación, los equipos que complementarán esta instalación, el uso del equipo durante las horas de luz y el uso durante horas de noche, entre muchos otros.

3. Desarrollo de la licitación y firma del contrato. Una buena licitación explicará a los proveedores interesados en brindar el servicio los pormenores del mismo. Una buena licitación incluye aspectos fundamentales como: Especificaciones exactas del tipo de servicio licitado, tiempos de entrega e instalación, manuales y/o equipos técnicos que serán entregados junto con el proyecto (memoria técnica), garantías, seguros y fianzas relativas al servicio, adelantos económicos al proveedor, entre otros.

Una vez cerrado el proceso de licitación la firma de un contrato de servicio es vital antes de realizar cualquier tipo de desembolso. El contrato debe incluir por lo menos todas y cada una de las condiciones que fueron acordadas durante el proceso de licitación.

4. Implementación y puesta en marcha. Ya sea que el contrato incluya la instalación de equipos y tecnologías de seguridad, el desarrollo de procedimientos o la instalación de un servicio con guardias y monitoristas, el objetivo final del proyecto es que este funcione conforme a la planeación original y se dé cabal cumplimiento a las especificaciones incluidas en el proceso de licitación.

Algunos pormenores que deben ser revisados en esta etapa incluyen según sea el caso: Revisión completa de equipos instalados, entrenamiento del personal, ajustes de última hora ya en campo, entre otros.

Los procesos de licitación para la compra de equipo o la renta de elementos de seguridad son el dolor de cabeza de la mayoría de los administradores y si este proceso no es diseñado de forma inteligente la empresa caerá en manos de proveedores deshonestos, contratos incompletos y fallas técnicas y operativas que se convertirán eventualmente en aclaraciones innecesarias, gastos adicionales, demerito de la calidad, etc. Un proceso de licitación exitoso requiere de liderazgo y experiencia por lo que la contratación de un servicio externo de apoyo es una buena recomendación.